--- title: Elektronisches Arbeitszeugnis & äußere Form (§ 109 GewO) – E-Zeugnis seit 2025, Schriftform, Gestaltung seo_title: Elektronisches Arbeitszeugnis & äußere Form slug: karriere-arbeitszeugnis-elektronisch-form topic: arbeitsrecht legal_status: in_force authority_level: A valid_from: 2025-01-01 valid_to: null last_reviewed: 2026-07-18 status: aktuell license: CC-BY-4.0 url: https://nexvyra.de/fakten/karriere-arbeitszeugnis-elektronisch-form.md wikidata_subjects: [Q1816826] factcheck_status: ok --- # Elektronisches Arbeitszeugnis & äußere Form (§ 109 GewO) – E-Zeugnis seit 2025, Schriftform, Gestaltung ## Kurzantwort Ein Arbeitszeugnis muss nach **§ 109 Abs. 1 GewO** grundsätzlich **schriftlich** erteilt werden – auf **Geschäftspapier** des Arbeitgebers und **eigenhändig unterschrieben**. **Neu seit dem 1. Januar 2025:** Das Zeugnis **kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden** (§ 109 Abs. 3 GewO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Die elektronische Form erfordert eine **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** nach **§ 126a BGB** – eine einfache eingescannte Unterschrift oder ein PDF ohne QES genügt **nicht**. Ohne Einwilligung bleibt es bei der **Papierform**; der Arbeitnehmer kann die Papierform weiterhin verlangen. Für die **äußere Form** gilt: sauberes, unbeschädigtes Dokument ohne Flecken, Streichungen oder Rechtschreibfehler. Ein Zeugnis darf **gefaltet** versandt werden, solange es **kopierfähig** bleibt und die Knicke auf Kopien nicht sichtbar sind (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98). ## Kernfakten | Punkt | Wert | |---|---| | Rechtsgrundlage | § 109 GewO; ergänzend § 630 BGB [gesetze-im-internet.de] | | Grundform | **Schriftlich**, auf Geschäftspapier, eigenhändig unterschrieben [§ 109 Abs. 1 Satz 1 GewO] | | Elektronische Form zulässig seit | **01.01.2025** [4. Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323] | | Voraussetzung E-Zeugnis | **Einwilligung** des Arbeitnehmers [§ 109 Abs. 3 GewO] | | Signatur E-Zeugnis | **Qualifizierte elektronische Signatur (QES)** [§ 126a BGB] | | Einfache PDF/Scan ohne QES | **Nicht formwirksam** | | Papierform weiterhin verlangbar | Ja – Arbeitnehmer muss E-Form nicht akzeptieren | | Versteckte Botschaften | Verboten [§ 109 Abs. 2 Satz 2 GewO] | | Tabellen-/Schulnotenform | Genügt der Form **nicht** [BAG, 27.04.2021 – 9 AZR 262/20] | | Faltung zulässig | Ja, wenn kopierfähig [BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98] | | Ausstellungsdatum | Regel: letzter Tag des Arbeitsverhältnisses (Rückdatierung bei Berichtigung) | | Unterschrift durch | Arbeitgeber oder ranghöheren, weisungsbefugten Vertreter | ## Geltungsbereich § 109 GewO gilt für **alle Arbeitsverhältnisse** in Deutschland – einschließlich **Teilzeit**, **Befristung**, **Probezeit** und **Minijob**. Ergänzend regelt **§ 630 BGB** die Zeugnispflicht im Dienstverhältnis. Für **Auszubildende** gilt **§ 16 BBiG**. Die seit dem **1. Januar 2025** geltende Möglichkeit der **elektronischen Erteilung** (§ 109 Abs. 3 GewO) betrifft alle diese Arbeitsverhältnisse gleichermaßen, setzt aber stets die **Einwilligung des Arbeitnehmers** voraus. Für **Beamte** gelten eigene Beurteilungsregeln; **Selbständige** und **freie Mitarbeiter** haben keinen Zeugnisanspruch nach § 109 GewO. ## Elektronisches Arbeitszeugnis seit 2025 – was gilt Bis Ende 2024 war die elektronische Form ausdrücklich **ausgeschlossen** (alte Fassung § 109 Abs. 3 GewO: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen."). Das **Vierte Bürokratieentlastungsgesetz** (verkündet am 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) hat die Vorschrift zum **1. Januar 2025** neu gefasst: > § 109 Abs. 3 GewO: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden." Damit gelten drei Bedingungen: - **Einwilligung:** Der Arbeitnehmer muss der elektronischen Form zustimmen. Ohne Zustimmung bleibt die **Papierform** die geschuldete Form; ein einseitig elektronisch erteiltes Zeugnis erfüllt den Anspruch nicht. - **Qualifizierte elektronische Signatur (QES):** Da die elektronische Form die gesetzliche Schriftform ersetzt, richtet sich die Formwirksamkeit nach **§ 126a BGB**. Erforderlich ist eine **QES** eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Ein bloß **eingescanntes** Zeugnis, ein **PDF ohne Signatur** oder eine einfache/fortgeschrittene elektronische Signatur genügen **nicht**. - **Grenze Rückdatierung:** Weil die QES einen **fälschungssicheren Zeitstempel** enthält, ist sie ungeeignet, wenn das Zeugnis **rückdatiert** werden muss – etwa bei einer **Zeugnisberichtigung**, die auf das ursprüngliche Beendigungsdatum lauten soll. In solchen Fällen ist auf die **Papierform** zurückzugreifen. ## Äußere Form und Gestaltung **§ 109 Abs. 2 Satz 2 GewO** verbietet Merkmale oder Formulierungen, die eine andere als die aus **äußerer Form** oder **Wortlaut** ersichtliche Aussage bezwecken. Daraus und aus der Rechtsprechung folgt: - **Geschäftspapier:** Das Zeugnis wird auf dem üblichen **Firmenbriefbogen** ausgestellt. - **Sauberkeit:** Keine **Flecken**, **Radierungen**, **Streichungen**, handschriftlichen Korrekturen oder **Rechtschreib- und Grammatikfehler** – solche Mängel können den Eindruck erwecken, der Arbeitgeber distanziere sich vom Wortlaut. - **Faltung/Versand:** Ein Zeugnis darf zum Versand **zweimal gefaltet** werden, wenn das Original **kopierfähig** bleibt und die Knicke auf Kopien oder beim Scannen **nicht sichtbar** sind (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98). - **Kein Tabellen-/Schulnotenraster:** Eine Bewertung in **Tabellenform** mit Schulnoten genügt den Formanforderungen des § 109 Abs. 2 GewO **nicht** (BAG, 27.04.2021 – 9 AZR 262/20); geschuldet ist ein **Fließtext**. - **Unterschrift:** Es unterschreibt der **Arbeitgeber** oder ein **ranghöherer, weisungsbefugter Vertreter** (z. B. Vorgesetzter, Personalleitung) – mit Angabe der Funktion. - **Ausstellungsdatum:** In der Regel der **letzte Tag des Arbeitsverhältnisses**. Wird ein Zeugnis verspätet oder berichtigt ausgestellt, ist auf das ursprüngliche Beendigungsdatum **zurückzudatieren**, damit kein negativer Eindruck entsteht. ## Häufige Fehler - **„Ein eingescanntes und per E-Mail geschicktes Zeugnis ist gültig."** Falsch – ohne **qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB)** ist die elektronische Form **nicht** gewahrt. - **„Seit 2025 muss ich ein digitales Zeugnis akzeptieren."** Falsch – die elektronische Form ist nur **mit Einwilligung** zulässig; die **Papierform** kann weiter verlangt werden. - **„Knicke im Zeugnis sind immer ein Formfehler."** Differenziert – **Faltung zum Versand** ist zulässig, solange das Original **kopierfähig** bleibt (BAG 9 AZR 893/98). - **„Eine tabellarische Notenübersicht spart Zeit und ist erlaubt."** Falsch – ein **Schulnoten-Raster** genügt der Form nicht (BAG 9 AZR 262/20); erforderlich ist Fließtext. - **„Kleine Tippfehler sind egal."** Differenziert – **Rechtschreib-/Grammatikfehler**, Flecken oder Streichungen können als versteckte Abwertung gewertet werden und begründen einen **Berichtigungsanspruch**. ## Quellen - § 109 GewO – Zeugnis (aktuelle Fassung seit 01.01.2025): https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html - § 126a BGB – Elektronische Form (qualifizierte elektronische Signatur): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126a.html - § 630 BGB – Pflicht zur Zeugniserteilung: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630.html - Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323): https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html - BAG, Urteil vom 21.09.1999 – 9 AZR 893/98 (Faltung/kopierfähig): https://www.bundesarbeitsgericht.de/ - BAG, Urteil vom 27.04.2021 – 9 AZR 262/20 (Zeugnis in Tabellenform): https://www.bundesarbeitsgericht.de/ - BMAS – Arbeitsrecht/Arbeitszeugnis: https://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/arbeitsrecht.html ## Änderungsverlauf - 2026-07-18: Erstveröffentlichung. Neufassung § 109 Abs. 3 GewO (elektronische Form ab 01.01.2025, 4. Bürokratieentlastungsgesetz) und QES-Erfordernis nach § 126a BGB dokumentiert; äußere Form nach BAG 9 AZR 893/98 und 9 AZR 262/20 verifiziert. | change_type=initial_publication field="topic_lifecycle" new="published" reviewed_by="Andreas Warkentin" ## Stand - Stand: 2026-07-18 - Gültig ab: 2025-01-01 (§ 109 Abs. 3 GewO n. F., elektronische Form) - Status: aktuell - Quellenautorität: A (GewO, BGB, BAG, BGBl.) - Lizenz: CC BY 4.0