Welche häufigen Fehler gibt es bei Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG)?

„Ich brauche Belege für die Pauschale." Falsch — die Verpflegungspauschale ist eine typisierende Pauschale ohne Belegpflicht. Belege wären für tatsächliche Verpflegungskosten — diese sind aber nicht zusätzlich absetzbar, die Pauschale ist abschließend. „Bei einer Geschäftsreise bekomme ich Pauschale UND Reisekostenabrechnung." Differenziert — der Arbeitgeber kann die Pauschale steuerfrei als Reisekostenerstattung…

Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG) – 14 € / 28 € und Drei-Monats-Frist In Kraft

Q: Was regelt Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG) – 14 € / 28 € und Drei-Monats-Frist?

Die Verpflegungspauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen können (§ 9 Abs. 4a EStG). Für Inlandsreisen beträgt sie 2026: 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden sowie für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.

Q: Für wen gilt Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG)?

§ 9 Abs. 4a EStG gilt für Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben — also Tätigkeit an einem anderen Ort als der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Klassische Anwendungsfälle: Dienstreisen, Außendienstmitarbeiter, Lkw-Fahrer, Bauarbeiter auf Baustellen, Vertriebsmitarbeiter, Berater und Auditoren beim Kunden.

Kurzantwort Die **Verpflegungspauschale** ist ein steuerlicher **Pauschbetrag**, den Arbeitnehmer bei **Auswärtstätigkeit** als Werbungskosten geltend machen können (§ 9 Abs. 4a EStG). Für **Inlandsreisen** beträgt sie 2026: **28 €** bei einer Abwesenheit von **24 Stunden**, **14 €** bei Abwesenheit über **8 Stunden** sowie für **An- und Abreisetag** bei mehrtägigen Reisen. Die Pauschale ist **typisierend** — sie wird ohne Einzelnachweis gewährt, **darf aber keine tatsächlichen Kosten ersetzen**. Bei längerer Tätigkeit am selben Ort gilt die **Drei-Monats-Frist** (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG): nach 3 Monaten ohne Unterbrechung von mindestens 28 Tagen entfällt der Anspruch. Für **Auslandsreisen** gelten höhere, vom BMF jährlich veröffentlichte Sätze (Auslandsreisekostenverordnung).

Kernfakten

Punkt	Wert
Rechtsgrundlage	§ 9 Abs. 4a EStG [gesetze-im-internet.de]
Inlandspauschale 24h-Abwesenheit 2026	28 €
Inlandspauschale 8h+ und An-/Abreisetag 2026	14 €
Vorgängerwerte bis 31.12.2019	24 € / 12 € (50 % weniger)
Erhöhung wirksam seit	01.01.2020 (Jahressteuergesetz 2019)
Mindest-Abwesenheit für Pauschalanspruch	Mehr als 8 Stunden vom Wohnung-/Arbeitsmittelpunkt
Drei-Monats-Frist bei längerer Tätigkeit	§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG
Unterbrechung der 3-Monats-Frist	Mindestens 28 Tage Abwesenheit
Kürzung bei Mahlzeitgestellung	-40 % Frühstück, -80 % Mittag/Abend [§ 9 Abs. 4a Satz 8]
Sammelpunkt	Keine Auswärtstätigkeit am Sammelpunkt (z. B. Bauhof)
Erste Tätigkeitsstätte	Keine Pauschale (§ 9 Abs. 4 EStG)
Auslandspauschale-Verordnung	BMF-Schreiben zur Auslandsreisekostenverordnung
Anwendbar	Arbeitnehmer mit Auswärtstätigkeit
Selbständige	Eigene Regelung (Betriebsausgabe, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG)
Belegpflicht	Nein — Pauschale typisierend, ohne Einzelnachweis

Geltungsbereich

§ 9 Abs. 4a EStG gilt für Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben — also Tätigkeit an einem anderen Ort als der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Klassische Anwendungsfälle: Dienstreisen, Außendienstmitarbeiter, Lkw-Fahrer, Bauarbeiter auf Baustellen, Vertriebsmitarbeiter, Berater und Auditoren beim Kunden. Voraussetzung: die Abwesenheit vom Wohnung-/Tätigkeitsmittelpunkt beträgt mehr als 8 Stunden am Kalendertag. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gilt für An- und Abreisetag pauschal 14 €, unabhängig von der konkreten Abwesenheitsdauer. Für Auslandsreisen existieren länderspezifische, höhere Sätze (Beispiele 2026: USA-NY ca. 58 €/29 €, London ca. 66 €/33 €, Paris ca. 58 €/29 € — siehe BMF-Schreiben).

Drei-Monats-Frist und Mahlzeitgestellung — Sonderregeln

Drei-Monats-Frist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Bei länger andauernder Tätigkeit am selben Ort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschale nach drei Monaten. Beispiel: Monteur ist von Januar bis Mai jeden Werktag bei demselben Kunden — die Pauschale entfällt ab April. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit für mindestens 28 zusammenhängende Tage unterbrochen wird (z. B. durch Urlaub oder andere Einsatzorte). Krankheit, Wochenenden und Feiertage zählen nicht als Unterbrechung.

Mahlzeitgestellung durch Arbeitgeber (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten (auch indirekt durch Übernahme der Kosten), wird die Pauschale gekürzt:

Frühstück: −40 % des 24h-Pauschbetrags (also −11,20 €)
Mittag- oder Abendessen: jeweils −80 % der relevanten Pauschale

Beispiel: Hotel mit Frühstück bei 24h-Reise — statt 28 € nur 16,80 € (28 − 11,20). Hotelfrühstück ist üblicher Trigger für die Kürzung.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Tagesreise zum Kunden. Abreise 7:00 Uhr, Rückkehr 19:00 Uhr → Abwesenheit 12 Stunden → 14 € Pauschale.

Beispiel 2: Zweitägige Schulung. Tag 1 (Anreise) 10:00 → 22:00, Tag 2 (Abreise) 8:00 → 17:00 → 14 € (Anreise) + 14 € (Abreise) = 28 € gesamt. Bei einer Dauer von 3 Tagen: 14 € (Anreise) + 28 € (Vollzag) + 14 € (Abreise) = 56 €.

Beispiel 3: Baustelle mit Hotelfrühstück, 24h. Eigentlich 28 €, aber Frühstücksabzug -11,20 € = 16,80 €.

Beispiel 4: Lkw-Fahrer 5-Tage-Tour. Tag 1 (Anreise) 14 € + Tag 2-4 (Vollzag) 3 × 28 € = 84 € + Tag 5 (Abreise) 14 € = 112 € Wochenpauschale.

Häufige Fehler

„Ich brauche Belege für die Pauschale." Falsch — die Verpflegungspauschale ist eine typisierende Pauschale ohne Belegpflicht. Belege wären für tatsächliche Verpflegungskosten — diese sind aber nicht zusätzlich absetzbar, die Pauschale ist abschließend.
„Bei einer Geschäftsreise bekomme ich Pauschale UND Reisekostenabrechnung." Differenziert — der Arbeitgeber kann die Pauschale steuerfrei als Reisekostenerstattung auszahlen (§ 3 Nr. 13/16 EStG). Wird sie nicht ausgezahlt, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten selbst in der Steuererklärung geltend machen.
„Pauschale gilt auch in der Mittagspause am Büro." Falsch — am Büro selbst entsteht keine Auswärtstätigkeit. Pauschale nur außerhalb der „ersten Tätigkeitsstätte" und mit mehr als 8h Abwesenheit vom Wohnort.
„Drei-Monats-Frist beginnt mit dem Jahreswechsel neu." Falsch — sie startet nicht zum Jahreswechsel, sondern nur durch eine echte Unterbrechung von 28 Tagen.
„Auslandspauschale gilt automatisch ab Grenzübertritt." Differenziert — die Auslandspauschale gilt für den Tag des Aufenthalts im jeweiligen Land. Bei Tagesrückkehr gilt der Pauschalsatz des Aufenthaltslandes; bei Übernachtung im Inland und Abfahrt am Folgetag gelten An-/Abreisesätze des Aufenthaltslandes.

Änderungsverlauf

2026-06-29: Erstveröffentlichung mit Werten 2026 (28 € / 14 € Inlandspauschale, unverändert seit Erhöhung 01.01.2020). Quellen § 9 Abs. 4a EStG und BMF-Reisekostenrecht verifiziert. | change_type=initial_publication field="topic_lifecycle" new="published" reviewed_by="Andreas Warkentin"

Stand

Stand: 2026-06-29
Gültig ab: 2020-01-01 (Erhöhung von 24 € / 12 € auf 28 € / 14 €)
Status: aktuell
Quellenautorität: A (EStG, BMF)
Lizenz: CC BY 4.0

Quellen

§ 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungspauschale: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html A
§ 9 Abs. 4 EStG – Erste Tätigkeitsstätte: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html A
§ 3 Nr. 13 EStG – Steuerfreie Reisekosten: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html A
BMF-Schreiben Auslandsreisekostenverordnung 2026: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Service/Publikationen/BMF_Schreiben/bmf_schreiben.html A
BMF – Reisekostenrecht: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/lohnsteuer.html A
Jahressteuergesetz 2019 (BGBl. I 2019 S. 2451): https://www.bgbl.de/ A

Letzte Änderung:: 2026-06-30
Letzte Prüfung:: 2026-06-30
In Kraft seit:: 2020-01-01
Status:: In Kraft
Quellen-Autorität:: A
Lizenz:: CC BY 4.0

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