Nachweisgesetz (NachwG) – Pflichtangaben im Arbeitsvertrag, Fristen und Bußgeld

Q: Was regelt Nachweisgesetz (NachwG) – Pflichtangaben im Arbeitsvertrag, Fristen und Bußgeld?

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet jeden Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 Absatz 1 NachwG). Seit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 zum 1. August 2022 umfasst der Pflicht-Nachweis 15 Angaben (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr.

Q: Für wen gilt Nachweisgesetz (NachwG)?

Das NachwG gilt nach § 1 für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – die frühere Ausnahme für kurzfristige Aushilfen (bis zu einem Monat) ist seit dem 1. August 2022 entfallen. Auch Praktikanten, die nach § 22 Absatz 1 Mindestlohngesetz als Arbeitnehmer gelten, fallen unter das Gesetz; für sie enthält § 2 Absatz 1a einen eigenen, etwas abweichenden Katalog von Pflichtangaben.

Q: Wie sieht ein Praxisbeispiel für Nachweisgesetz (NachwG) aus?

Eine Arbeitnehmerin beginnt am 1. April 2026. Bereits am 1. April muss ihr der Arbeitgeber schriftlich (oder in zulässiger Textform) Name und Anschrift beider Parteien, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit aushändigen (§ 2 Abs. 1 S. 7 Nr. 1, 7, 8). Bis spätestens 8. April (7. Kalendertag) folgen u. a.

Arbeitsrecht NachwG § 2 NachwG Arbeitsvertrag Pflichtangaben Deutschland Status: in Kraft

Kurzantwort Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet jeden Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 Absatz 1 NachwG). Seit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 zum 1. August 2022 umfasst der Pflicht-Nachweis 15 Angaben (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 1–15), die in drei gestaffelten Fristen – am ersten Arbeitstag, nach sieben Kalendertagen und nach einem Monat – mitzuteilen sind. Ein Verstoß ist seit dem 1. August 2022 eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 4 NachwG mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro je betroffener Vertragsbedingung geahndet werden. Seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) genügt für den Nachweis grundsätzlich auch die Textform (§ 126b BGB); für bestimmte Wirtschaftsbereiche bleibt jedoch die Schriftform zwingend.

Kernfakten

Punkt	Wert
Rechtsgrundlage	Nachweisgesetz (NachwG), insb. §§ 1–4 [gesetze-im-internet.de, NachwG]
Anwendungsbereich (§ 1 NachwG)	gilt für alle Arbeitnehmer; auch Praktikanten i. S. d. § 22 Abs. 1 MiLoG [§ 1 NachwG]
Form (Grundregel, § 2 Abs. 1 Satz 1)	schriftlich niederlegen, unterzeichnen und aushändigen [§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG]
Form-Erleichterung seit 01.01.2025 (§ 2 Abs. 1 Satz 2)	Textform (§ 126b BGB) und elektronische Übermittlung zulässig, wenn das Dokument zugänglich, speicher- und druckbar ist und der Arbeitgeber zur Bestätigung des Empfangs auffordert [§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG]
Reine elektronische Form (§ 2 Abs. 1 Satz 8)	ausgeschlossen (qualifizierte elektronische Signatur, § 126a BGB, genügt nicht) [§ 2 Abs. 1 S. 8 NachwG]
Anzahl Pflichtangaben	15 wesentliche Vertragsbedingungen [§ 2 Abs. 1 S. 7 Nr. 1–15 NachwG]
Frist 1 – am ersten Arbeitstag	Name/Anschrift der Parteien (Nr. 1), Arbeitsentgelt (Nr. 7), Arbeitszeit (Nr. 8) [§ 2 Abs. 1 S. 9 NachwG]
Frist 2 – spätestens 7. Kalendertag nach Beginn	Nr. 2–6 sowie Nr. 9 und 10 [§ 2 Abs. 1 S. 9 NachwG]
Frist 3 – spätestens 1 Monat nach Beginn	übrige Angaben (Nr. 11–15) [§ 2 Abs. 1 S. 9 NachwG]
Schriftlicher Arbeitsvertrag ersetzt Nachweis (§ 2 Abs. 5)	Pflicht entfällt, soweit der ausgehändigte Vertrag die geforderten Angaben enthält [§ 2 Abs. 5 NachwG]
Änderung der Angaben (§ 3 NachwG)	spätestens am Tag des Wirksamwerdens mitzuteilen [§ 3 Abs. 1 NachwG]
Bußgeld bei Verstoß (§ 4 NachwG)	Ordnungswidrigkeit; Geldbuße bis 2.000 € [§ 4 Abs. 2 NachwG]
Bußgeld in Kraft seit	1. August 2022 (zuvor keine Bußgeldbewehrung) [BGBl. I 2022 S. 1174]

Die 15 Pflichtangaben (§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG)

Name und Anschrift der Vertragsparteien
Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer
Arbeitsort (oder Hinweis auf wechselnde Orte bzw. freie Ortswahl)
kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
sofern vereinbart: Dauer der Probezeit
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inkl. Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen), Fälligkeit und Art der Auszahlung
vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): die dort geforderten Einzelheiten
sofern vereinbart: Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
bei betrieblicher Altersversorgung über einen Versorgungsträger: Name und Anschrift dieses Trägers
das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren – mindestens Schriftformerfordernis, Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage
allgemeiner Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Geltungsbereich

Das NachwG gilt nach § 1 für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – die frühere Ausnahme für kurzfristige Aushilfen (bis zu einem Monat) ist seit dem 1. August 2022 entfallen. Auch Praktikanten, die nach § 22 Absatz 1 Mindestlohngesetz als Arbeitnehmer gelten, fallen unter das Gesetz; für sie enthält § 2 Absatz 1a einen eigenen, etwas abweichenden Katalog von Pflichtangaben. Die Nachweispflicht trifft den Arbeitgeber; sie besteht unabhängig davon, ob ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen wurde.

Für Arbeitnehmer, die länger als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland tätig sind, schreibt § 2 Absatz 2 zusätzliche Angaben vor (u. a. Land, Währung der Entlohnung, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen sowie Rückkehrbedingungen), die vor der Abreise auszuhändigen sind.

Ausnahmen und Sonderfälle

Schriftlicher Arbeitsvertrag (§ 2 Abs. 5): Wurde dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt, entfällt die gesonderte Nachweispflicht, soweit der Vertrag die geforderten Angaben enthält. Ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag erfüllt das Nachweisgesetz also bereits.
Textform-Erleichterung gilt nicht überall: Die seit 1. Januar 2025 mögliche Textform (§ 2 Abs. 1 Satz 2) findet keine Anwendung auf Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen und -zweigen nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (z. B. Bau-, Gaststätten-, Speditions-, Gebäudereinigungs- und Fleischwirtschaft). Dort bleibt der Nachweis in Schriftform zwingend (§ 2 Abs. 1 Satz 6).
Verlangen des Arbeitnehmers: Auch bei zulässiger Textform kann der Arbeitnehmer jederzeit verlangen, dass ihm der Nachweis unverzüglich in unterschriebener Schriftform erteilt wird (§ 2 Abs. 1 Satz 3).
Verweisung statt Einzelnachweis (§ 2 Abs. 4): Bestimmte Angaben (u. a. Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14) können durch einen Hinweis auf einschlägige Tarifverträge oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen ersetzt werden.

Häufige Fehler und Missverständnisse

„Ein mündlicher Arbeitsvertrag braucht keinen Nachweis." Falsch – gerade dann greift die Nachweispflicht voll: Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Bedingungen schriftlich (bzw. seit 2025 in Textform) niederlegen und aushändigen (§ 2 Abs. 1).
„Eine E-Mail oder PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur reicht immer." Zu unterscheiden ist Textform (seit 01.01.2025 zulässig) von der elektronischen Form nach § 126a BGB, die § 2 Abs. 1 Satz 8 ausdrücklich ausschließt. Zudem muss der Arbeitgeber bei der Textform-Übermittlung den Arbeitnehmer zur Bestätigung des Empfangs auffordern.
„Bei einem Verstoß passiert ohnehin nichts." Seit 1. August 2022 ist ein Verstoß eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 2.000 Euro je Vertragsbedingung geahndet werden kann (§ 4 NachwG). Unabhängig davon kann ein fehlender oder fehlerhafter Nachweis im Prozess Beweisnachteile für den Arbeitgeber und Schadensersatzansprüche auslösen; dass die bloße Bezugnahme auf ein Regelwerk nicht zum Nachweis einer Ausschlussfrist genügt, hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, 30.10.2019 – 6 AZR 465/18).
„Die Frist ist immer ein Monat." Falsch – die wichtigsten Angaben (Name/Anschrift, Entgelt, Arbeitszeit) müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen; die Ein-Monats-Frist gilt nur für die übrigen Angaben (§ 2 Abs. 1 Satz 9).

Beispiel

Eine Arbeitnehmerin beginnt am 1. April 2026. Bereits am 1. April muss ihr der Arbeitgeber schriftlich (oder in zulässiger Textform) Name und Anschrift beider Parteien, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit aushändigen (§ 2 Abs. 1 S. 7 Nr. 1, 7, 8). Bis spätestens 8. April (7. Kalendertag) folgen u. a. der Beginn des Arbeitsverhältnisses, eine etwaige Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Probezeit (Nr. 2–6). Bis spätestens 1. Mai (ein Monat) müssen die restlichen Angaben vorliegen, etwa Urlaubsdauer, Kündigungsverfahren samt Fristen und Klagefrist sowie der Hinweis auf anwendbare Tarifverträge (Nr. 11–15). Händigt der Arbeitgeber stattdessen einen vollständigen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen 15 Angaben aus, ist die Nachweispflicht damit erfüllt (§ 2 Abs. 5).

Quellen

gesetze-im-internet.de – § 1 NachwG (Anwendungsbereich): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__1.html A
gesetze-im-internet.de – § 2 NachwG (Nachweispflicht): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html A
gesetze-im-internet.de – § 3 NachwG (Änderung der Angaben): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__3.html A
gesetze-im-internet.de – § 4 NachwG (Bußgeldvorschriften): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__4.html A
gesetze-im-internet.de – NachwG (Gesamtgesetz): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/BJNR094610995.html A
BAG, 30.10.2019 – 6 AZR 465/18 (bloße Bezugnahme genügt nicht zum Nachweis einer Ausschlussfrist)

Stand

Stand: 2026-06-11
Gültig ab: 1995-07-28 (NachwG in Kraft); aktuelle Fassung seit 01.01.2025
Status: aktuell
Quellenautorität: A (gesetze-im-internet.de)
Lizenz: CC BY 4.0

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