Abmahnung im Arbeitsrecht – Voraussetzungen, Funktionen und Formalien

Q: Für wen gilt Abmahnung im Arbeitsrecht?

Die Grundsätze zur Abmahnung gelten für Arbeitsverhältnisse in Deutschland. Die Abmahnung setzt eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten voraus – etwa unentschuldigtes Fehlen, wiederholte Unpünktlichkeit, Schlechtleistung oder Verstöße gegen betriebliche Ordnung. Sie betrifft das steuerbare Verhalten des Arbeitnehmers; bei Umständen, die der Arbeitnehmer nicht beeinflussen kann (z. B.

Kurzantwort

Die Abmahnung ist eine Rüge des Arbeitgebers, mit der er ein konkretes vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers beanstandet und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung androht. Sie ist gesetzlich nicht eigenständig geregelt, sondern in der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) entwickelt worden; rechtliche Anknüpfungspunkte sind unter anderem § 314 Absatz 2 BGB und der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz des § 1 Absatz 2 KSchG. Nach der Rechtsprechung muss eine Abmahnung das beanstandete Verhalten konkret beschreiben (Rüge- und Dokumentationsfunktion) und unmissverständlich Konsequenzen für den Wiederholungsfall androhen (Warnfunktion) (BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich eine vorherige Abmahnung erforderlich. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor; aus Beweisgründen wird die Schriftform verwendet.

Kernfakten

Punkt	Wert
Gesetzliche Regelung	keine eigene Vorschrift; richterrechtlich entwickelt, angeknüpft an § 314 Abs. 2 BGB und § 1 Abs. 2 KSchG [BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11]
Funktionen der Abmahnung	Rüge- und Dokumentationsfunktion (Hinweis auf die verletzte Pflicht) und Warnfunktion (Androhung von Konsequenzen) [BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 20]
Inhaltliche Bestimmtheit	konkretes Fehlverhalten muss genau bezeichnet sein (was, wann, wo); pauschale Vorwürfe genügen nicht [BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 13]
Form	keine gesetzliche Form; auch mündlich wirksam (anders die Kündigung, die nach § 623 BGB der Schriftform bedarf) [§ 623 BGB]
Wer darf abmahnen	jeder gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugte Vorgesetzte, nicht nur Kündigungsberechtigte [BAG, st. Rspr.]
Frist für den Ausspruch	keine starre gesetzliche Frist; die Warnfunktion kann jedoch durch Zeitablauf entfallen [BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 35]
Verhältnis zur Kündigung	vor verhaltensbedingter Kündigung grundsätzlich vorherige Abmahnung als milderes Mittel erforderlich [§ 1 Abs. 2 KSchG; § 314 Abs. 2 BGB]
Entbehrlichkeit der Abmahnung	bei besonders schweren Pflichtverletzungen, bei denen der Arbeitnehmer von vornherein nicht mit einer Billigung rechnen konnte; auch dann ist der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu wahren [BAG, 10.06.2010 – 2 AZR 541/09]
Entfernung aus der Personalakte	Anspruch bei zu Unrecht erteilter Abmahnung in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB [BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 13]
Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitnehmers	Gegendarstellung zur Personalakte (§ 83 Abs. 2 BetrVG), Beschwerde beim Arbeitgeber (§ 84 BetrVG), Klage auf Entfernung [§ 83 Abs. 2, § 84 BetrVG]

Geltungsbereich

Die Grundsätze zur Abmahnung gelten für Arbeitsverhältnisse in Deutschland. Die Abmahnung setzt eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten voraus – etwa unentschuldigtes Fehlen, wiederholte Unpünktlichkeit, Schlechtleistung oder Verstöße gegen betriebliche Ordnung. Sie betrifft das steuerbare Verhalten des Arbeitnehmers; bei Umständen, die der Arbeitnehmer nicht beeinflussen kann (z. B. krankheitsbedingte Leistungsminderung), ist eine verhaltensbezogene Abmahnung kein geeignetes Mittel.

Die Abmahnung steht im Zusammenhang mit der verhaltensbedingten Kündigung: Nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz des § 1 Absatz 2 KSchG und § 314 Absatz 2 BGB ist sie regelmäßig Vorstufe einer solchen Kündigung. Erst wenn der Arbeitnehmer nach einer einschlägigen Abmahnung erneut gleichartig gegen seine Pflichten verstößt, kommt eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht.

Die drei Funktionen im Detail

Hinweis- und Dokumentationsfunktion: Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so genau bezeichnen, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, welches konkrete Verhalten gerügt wird (Datum, Ort, Sachverhalt). Pauschale oder unbestimmte Vorwürfe genügen nicht.
Rügefunktion: Das Verhalten wird ausdrücklich als Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten beanstandet.
Warnfunktion: Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer zu künftig vertragstreuem Verhalten auf und kündigt individualrechtliche Konsequenzen – insbesondere die Kündigung – für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an. Das Bundesarbeitsgericht fasst Hinweis und Rüge als „Rüge- und Dokumentationsfunktion" zusammen und stellt ihr die „Warnfunktion" gegenüber (BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 20).

Ausnahmen und Sonderfälle

Entbehrlichkeit der Abmahnung: Bei besonders schweren Pflichtverletzungen, bei denen eine Verhaltensänderung in Zukunft nicht erwartet werden kann oder bei denen der Arbeitnehmer von vornherein nicht mit einer Billigung seines Verhaltens rechnen konnte, kann eine Abmahnung vor einer Kündigung entbehrlich sein. Auch hier ist der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten (BAG, 10.06.2010 – 2 AZR 541/09).
Keine starre Verfallsfrist: Eine zu Recht erteilte Abmahnung verliert nicht automatisch nach einer festen Frist ihre Wirkung. Sie kann jedoch durch längeres beanstandungsfreies Verhalten ihre Warnfunktion einbüßen; eine feste Frist hierfür gibt es nicht – maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls und die Schwere des Verstoßes (BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 35).
Entfernung aus der Personalakte: Den Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung hat der Arbeitnehmer nur, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist (Leitsatz BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung ist dagegen in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Absatz 1 Satz 1 BGB zu entfernen, wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz verletzt.

Häufige Fehler und Missverständnisse

„Vor jeder Kündigung muss dreimal abgemahnt werden." Falsch — bereits eine einschlägige Abmahnung kann ausreichen, um bei erneutem gleichartigen Pflichtverstoß eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen. Eine feste Mindestzahl gibt es nicht.
„Eine Abmahnung muss schriftlich sein." Falsch — das Gesetz schreibt keine Form vor; auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Anders als die Kündigung, die nach § 623 BGB zwingend schriftlich erfolgen muss. Die Schriftform wird in der Praxis nur aus Beweisgründen gewählt.
„Nur die Geschäftsführung darf abmahnen." Falsch — abmahnungsberechtigt ist jeder gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugte Vorgesetzte, nicht nur kündigungsberechtigte Personen.
„Eine Abmahnung verfällt nach zwei Jahren automatisch." So pauschal nicht richtig — eine starre Frist existiert nicht. Ob und wann eine Abmahnung ihre Bedeutung verliert, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, insbesondere der Schwere des gerügten Verhaltens (BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 35).
„Gegen eine Abmahnung kann man nichts tun." Falsch — der Arbeitnehmer kann eine Gegendarstellung zur Personalakte verlangen (§ 83 Absatz 2 BetrVG), sich beim Arbeitgeber beschweren (§ 84 BetrVG) und auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung klagen.

Quellen

gesetze-im-internet.de – § 314 BGB (Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__314.html A
gesetze-im-internet.de – § 626 BGB (Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__626.html A
gesetze-im-internet.de – § 623 BGB (Schriftform der Kündigung): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__623.html A
gesetze-im-internet.de – § 1 KSchG (Sozial ungerechtfertigte Kündigungen, Verhältnismäßigkeit): https://www.gesetze-im-internet.de/kschg/__1.html A
gesetze-im-internet.de – § 83 BetrVG (Einsicht in die Personalakten, Gegendarstellung): https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html A
gesetze-im-internet.de – § 84 BetrVG (Beschwerderecht des Arbeitnehmers): https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__84.html A
BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 (Funktionen der Abmahnung; Entfernung aus der Personalakte): https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-782-11/ A
BAG, 10.06.2010 – 2 AZR 541/09 (Verhältnismäßigkeit, Abmahnung auch im Vertrauensbereich): https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-541-09/ A

Stand

Stand: 2026-06-08
Gültig ab: 2002-01-01 (§ 314 BGB / § 623 BGB in der Fassung der Schuldrechtsmodernisierung)
Status: aktuell
Quellenautorität: A (gesetze-im-internet.de, Bundesarbeitsgericht)
Lizenz: CC BY 4.0

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