Elektronisches Arbeitszeugnis & äußere Form (§ 109 GewO) – E-Zeugnis seit 2025, Schriftform, Gestaltung

Kurzantwort

Ein Arbeitszeugnis muss nach § 109 Abs. 1 GewO grundsätzlich schriftlich erteilt werden – auf Geschäftspapier des Arbeitgebers und eigenhändig unterschrieben. Neu seit dem 1. Januar 2025: Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Die elektronische Form erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach § 126a BGB – eine einfache eingescannte Unterschrift oder ein PDF ohne QES genügt nicht. Ohne Einwilligung bleibt es bei der Papierform; der Arbeitnehmer kann die Papierform weiterhin verlangen. Für die äußere Form gilt: sauberes, unbeschädigtes Dokument ohne Flecken, Streichungen oder Rechtschreibfehler. Ein Zeugnis darf gefaltet versandt werden, solange es kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien nicht sichtbar sind (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

Kernfakten

Geltungsbereich

§ 109 GewO gilt für alle Arbeitsverhältnisse in Deutschland – einschließlich Teilzeit, Befristung, Probezeit und Minijob. Ergänzend regelt § 630 BGB die Zeugnispflicht im Dienstverhältnis. Für Auszubildende gilt § 16 BBiG. Die seit dem 1. Januar 2025 geltende Möglichkeit der elektronischen Erteilung (§ 109 Abs. 3 GewO) betrifft alle diese Arbeitsverhältnisse gleichermaßen, setzt aber stets die Einwilligung des Arbeitnehmers voraus. Für Beamte gelten eigene Beurteilungsregeln; Selbständige und freie Mitarbeiter haben keinen Zeugnisanspruch nach § 109 GewO.

Elektronisches Arbeitszeugnis seit 2025 – was gilt

Bis Ende 2024 war die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (alte Fassung § 109 Abs. 3 GewO: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen."). Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (verkündet am 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) hat die Vorschrift zum 1. Januar 2025 neu gefasst:

> § 109 Abs. 3 GewO: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden."

Damit gelten drei Bedingungen:

• Einwilligung: Der Arbeitnehmer muss der elektronischen Form zustimmen. Ohne Zustimmung bleibt die Papierform die geschuldete Form; ein einseitig elektronisch erteiltes Zeugnis erfüllt den Anspruch nicht.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Da die elektronische Form die gesetzliche Schriftform ersetzt, richtet sich die Formwirksamkeit nach § 126a BGB. Erforderlich ist eine QES eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Ein bloß eingescanntes Zeugnis, ein PDF ohne Signatur oder eine einfache/fortgeschrittene elektronische Signatur genügen nicht.
• Grenze Rückdatierung: Weil die QES einen fälschungssicheren Zeitstempel enthält, ist sie ungeeignet, wenn das Zeugnis rückdatiert werden muss – etwa bei einer Zeugnisberichtigung, die auf das ursprüngliche Beendigungsdatum lauten soll. In solchen Fällen ist auf die Papierform zurückzugreifen.

Äußere Form und Gestaltung

§ 109 Abs. 2 Satz 2 GewO verbietet Merkmale oder Formulierungen, die eine andere als die aus äußerer Form oder Wortlaut ersichtliche Aussage bezwecken. Daraus und aus der Rechtsprechung folgt:

• Geschäftspapier: Das Zeugnis wird auf dem üblichen Firmenbriefbogen ausgestellt.
• Sauberkeit: Keine Flecken, Radierungen, Streichungen, handschriftlichen Korrekturen oder Rechtschreib- und Grammatikfehler – solche Mängel können den Eindruck erwecken, der Arbeitgeber distanziere sich vom Wortlaut.
• Faltung/Versand: Ein Zeugnis darf zum Versand zweimal gefaltet werden, wenn das Original kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien oder beim Scannen nicht sichtbar sind (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).
• Kein Tabellen-/Schulnotenraster: Eine Bewertung in Tabellenform mit Schulnoten genügt den Formanforderungen des § 109 Abs. 2 GewO nicht (BAG, 27.04.2021 – 9 AZR 262/20); geschuldet ist ein Fließtext.
• Unterschrift: Es unterschreibt der Arbeitgeber oder ein ranghöherer, weisungsbefugter Vertreter (z. B. Vorgesetzter, Personalleitung) – mit Angabe der Funktion.
• Ausstellungsdatum: In der Regel der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses. Wird ein Zeugnis verspätet oder berichtigt ausgestellt, ist auf das ursprüngliche Beendigungsdatum zurückzudatieren, damit kein negativer Eindruck entsteht.

Häufige Fehler

• „Ein eingescanntes und per E-Mail geschicktes Zeugnis ist gültig." Falsch – ohne qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB) ist die elektronische Form nicht gewahrt.
• „Seit 2025 muss ich ein digitales Zeugnis akzeptieren." Falsch – die elektronische Form ist nur mit Einwilligung zulässig; die Papierform kann weiter verlangt werden.
• „Knicke im Zeugnis sind immer ein Formfehler." Differenziert – Faltung zum Versand ist zulässig, solange das Original kopierfähig bleibt (BAG 9 AZR 893/98).
• „Eine tabellarische Notenübersicht spart Zeit und ist erlaubt." Falsch – ein Schulnoten-Raster genügt der Form nicht (BAG 9 AZR 262/20); erforderlich ist Fließtext.
• „Kleine Tippfehler sind egal." Differenziert – Rechtschreib-/Grammatikfehler, Flecken oder Streichungen können als versteckte Abwertung gewertet werden und begründen einen Berichtigungsanspruch.

Quellen

• § 109 GewO – Zeugnis (aktuelle Fassung seit 01.01.2025): https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html A
• § 126a BGB – Elektronische Form (qualifizierte elektronische Signatur): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126a.html A
• § 630 BGB – Pflicht zur Zeugniserteilung: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630.html A
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323): https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html D
• BAG, Urteil vom 21.09.1999 – 9 AZR 893/98 (Faltung/kopierfähig): https://www.bundesarbeitsgericht.de/ A
• BAG, Urteil vom 27.04.2021 – 9 AZR 262/20 (Zeugnis in Tabellenform): https://www.bundesarbeitsgericht.de/ A
• BMAS – Arbeitsrecht/Arbeitszeugnis: https://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/arbeitsrecht.html B

Änderungsverlauf

• 2026-07-18: Erstveröffentlichung. Neufassung § 109 Abs. 3 GewO (elektronische Form ab 01.01.2025, 4. Bürokratieentlastungsgesetz) und QES-Erfordernis nach § 126a BGB dokumentiert; äußere Form nach BAG 9 AZR 893/98 und 9 AZR 262/20 verifiziert. | change_type=initial_publication field="topic_lifecycle" new="published" reviewed_by="Andreas Warkentin"

Stand

• Stand: 2026-07-18
• Gültig ab: 2025-01-01 (§ 109 Abs. 3 GewO n. F., elektronische Form)
• Status: aktuell
• Quellenautorität: A (GewO, BGB, BAG, BGBl.)
• Lizenz: CC BY 4.0