Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG) – 14 € / 28 € und Drei-Monats-Frist

Verpflegungspauschale 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG) – 14 € / 28 € und Drei-Monats-Frist

Kurzantwort

Die Verpflegungspauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen können (§ 9 Abs. 4a EStG). Für Inlandsreisen beträgt sie 2026: 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden sowie für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Die Pauschale ist typisierend — sie wird ohne Einzelnachweis gewährt, darf aber keine tatsächlichen Kosten ersetzen. Bei längerer Tätigkeit am selben Ort gilt die Drei-Monats-Frist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG): nach 3 Monaten ohne Unterbrechung von mindestens 28 Tagen entfällt der Anspruch. Für Auslandsreisen gelten höhere, vom BMF jährlich veröffentlichte Sätze (Auslandsreisekostenverordnung).

Kernfakten

Geltungsbereich

§ 9 Abs. 4a EStG gilt für Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben — also Tätigkeit an einem anderen Ort als der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Klassische Anwendungsfälle: Dienstreisen, Außendienstmitarbeiter, Lkw-Fahrer, Bauarbeiter auf Baustellen, Vertriebsmitarbeiter, Berater und Auditoren beim Kunden. Voraussetzung: die Abwesenheit vom Wohnung-/Tätigkeitsmittelpunkt beträgt mehr als 8 Stunden am Kalendertag. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gilt für An- und Abreisetag pauschal 14 €, unabhängig von der konkreten Abwesenheitsdauer. Für Auslandsreisen existieren länderspezifische, höhere Sätze (Beispiele 2026: USA-NY ca. 58 €/29 €, London ca. 66 €/33 €, Paris ca. 58 €/29 € — siehe BMF-Schreiben).

Drei-Monats-Frist und Mahlzeitgestellung — Sonderregeln

Drei-Monats-Frist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Bei länger andauernder Tätigkeit am selben Ort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschale nach drei Monaten. Beispiel: Monteur ist von Januar bis Mai jeden Werktag bei demselben Kunden — die Pauschale entfällt ab April. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit für mindestens 28 zusammenhängende Tage unterbrochen wird (z. B. durch Urlaub oder andere Einsatzorte). Krankheit, Wochenenden und Feiertage zählen nicht als Unterbrechung.

Mahlzeitgestellung durch Arbeitgeber (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten (auch indirekt durch Übernahme der Kosten), wird die Pauschale gekürzt:

• Frühstück: −40 % des 24h-Pauschbetrags (also −11,20 €)
• Mittag- oder Abendessen: jeweils −80 % der relevanten Pauschale

Beispiel: Hotel mit Frühstück bei 24h-Reise — statt 28 € nur 16,80 € (28 − 11,20). Hotelfrühstück ist üblicher Trigger für die Kürzung.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Tagesreise zum Kunden. Abreise 7:00 Uhr, Rückkehr 19:00 Uhr → Abwesenheit 12 Stunden → 14 € Pauschale.

Beispiel 2: Zweitägige Schulung. Tag 1 (Anreise) 10:00 → 22:00, Tag 2 (Abreise) 8:00 → 17:00 → 14 € (Anreise) + 14 € (Abreise) = 28 € gesamt. Bei einer Dauer von 3 Tagen: 14 € (Anreise) + 28 € (Vollzag) + 14 € (Abreise) = 56 €.

Beispiel 3: Baustelle mit Hotelfrühstück, 24h. Eigentlich 28 €, aber Frühstücksabzug -11,20 € = 16,80 €.

Beispiel 4: Lkw-Fahrer 5-Tage-Tour. Tag 1 (Anreise) 14 € + Tag 2-4 (Vollzag) 3 × 28 € = 84 € + Tag 5 (Abreise) 14 € = 112 € Wochenpauschale.

Häufige Fehler

• „Ich brauche Belege für die Pauschale." Falsch — die Verpflegungspauschale ist eine typisierende Pauschale ohne Belegpflicht. Belege wären für tatsächliche Verpflegungskosten — diese sind aber nicht zusätzlich absetzbar, die Pauschale ist abschließend.
• „Bei einer Geschäftsreise bekomme ich Pauschale UND Reisekostenabrechnung." Differenziert — der Arbeitgeber kann die Pauschale steuerfrei als Reisekostenerstattung auszahlen (§ 3 Nr. 13/16 EStG). Wird sie nicht ausgezahlt, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten selbst in der Steuererklärung geltend machen.
• „Pauschale gilt auch in der Mittagspause am Büro." Falsch — am Büro selbst entsteht keine Auswärtstätigkeit. Pauschale nur außerhalb der „ersten Tätigkeitsstätte" und mit mehr als 8h Abwesenheit vom Wohnort.
• „Drei-Monats-Frist beginnt mit dem Jahreswechsel neu." Falsch — sie startet nicht zum Jahreswechsel, sondern nur durch eine echte Unterbrechung von 28 Tagen.
• „Auslandspauschale gilt automatisch ab Grenzübertritt." Differenziert — die Auslandspauschale gilt für den Tag des Aufenthalts im jeweiligen Land. Bei Tagesrückkehr gilt der Pauschalsatz des Aufenthaltslandes; bei Übernachtung im Inland und Abfahrt am Folgetag gelten An-/Abreisesätze des Aufenthaltslandes.

Quellen

• § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungspauschale: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html A
• § 9 Abs. 4 EStG – Erste Tätigkeitsstätte: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html A
• § 3 Nr. 13 EStG – Steuerfreie Reisekosten: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html A
• BMF-Schreiben Auslandsreisekostenverordnung 2026: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Service/Publikationen/BMF_Schreiben/bmf_schreiben.html B
• BMF – Reisekostenrecht: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/lohnsteuer.html B
• Jahressteuergesetz 2019 (BGBl. I 2019 S. 2451): https://www.bgbl.de/ D

Änderungsverlauf

• 2026-06-29: Erstveröffentlichung mit Werten 2026 (28 € / 14 € Inlandspauschale, unverändert seit Erhöhung 01.01.2020). Quellen § 9 Abs. 4a EStG und BMF-Reisekostenrecht verifiziert. | change_type=initial_publication field="topic_lifecycle" new="published" reviewed_by="Andreas Warkentin"

Stand

• Stand: 2026-06-29
• Gültig ab: 2020-01-01 (Erhöhung von 24 € / 12 € auf 28 € / 14 €)
• Status: aktuell
• Quellenautorität: A (EStG, BMF)
• Lizenz: CC BY 4.0